Как корпоративная система повышает производительность труда: обзор возможностей для руководителя

«Главным фактором, определяющим „скорость компании“, становится её корпоративная культура» — Билл Гейтс.

И правда, корпоративная культура – важный двигатель успеха, потому что главная ценность компании – не продукт, а люди, создающие его. Как ни странно, в понятие корпоративной культуры входят не только корпоративы и совместный кофе-брейк. Она опирается на качество рабочих условий и своевременную реакцию на падение производительности.

Корпоративная информационная система (КИС) – это комплексное программное обеспечение, главной целью которого является сбор, обработка и хранение корпоративных данных.

Однако со временем руководители поняли, что система, в которой сотрудник находится регулярно, может стать прекрасным инструментом для замера и анализа его производительности. Таким образом КИС стали главными помощниками в нормализации корпоративной культуры и повышении производительности труда.

В сегодняшней статье мы расскажем о том, как эволюционировали корпоративные системы и какими возможностями обладают современные КИС, дадим пару рабочих советов по поднятию боевого духа, а также расскажем где заказать корпоративную систему, чтобы результаты удивили даже самых скептических сотрудников. Не переключайтесь, будет интересно!

Не “учёт времени”, а эволюция в анализе производительности

Если бы вам, как руководителю, сказали, что вы управляете финансами без P&L отчета или продажами без CRM-системы, вы бы удивились. Это кажется немыслимым. Но когда дело доходит до управления самым ценным и дорогим активом – временем и самочувствием сотрудников – многие компании до сих пор полагаются на интуицию, ежемесячные отчеты и субъективные ощущения.

Вы наверняка знакомы с классическими проблемами:

• «Невидимая работа»: сотрудник загружен «по ощущениям», но измерить, на что именно уходит его день, кроме основных KPI, невозможно. Где узкие места? Где потери?
• Споры о загрузке: один отдел жалуется на переработки, другой – кажется, постоянно в режиме ожидания. Как объективно распределить ресурсы?
• Удаленка – черный ящик: с переходом на гибридный формат вы потеряли ежедневную «картину» происходящего в коллективе. Работа кипит или люди проводят полдня в соцсетях?
• Отчеты ради отчетов: сотрудники тратят часы на составление подробных отчетов о проделанной работе, отнимая время от самой работы.

Главный вопрос не в том, ленив ли ваш сотрудник. Главный вопрос – насколько эффективны бизнес-процессы, которые вы ему предоставили для работы?

Современные корпоративные системы анализа производительности – это не про «слежку» за каждым кликом мышки. Это про аудит эффективности ваших операционных процессов и выявление скрытых финансовых потерь.

Давайте сравним два подхода:

1. «Старая школа»: Контроль и подозрение

Руководитель хочет убедиться, что «сотрудник не бездельничает». Фокус – на личности, а не на процессе. В таком случае инструментами выступают случайные проверки, требование постоянной доступности в чате, ручное заполнение тайм-шитов с точностью до 15 минут.

Результат:

• Высокий стресс и выгорание сотрудников, которые чувствуют недоверие.
• Тонны бесполезных данных.
• Искаженная картина: сотрудник будет вносить данные, которые выглядят правильно, но не отражают реальность.
• Время руководителя уходит на проверку отчетов, а не на стратегию.

Проще говоря: вы получаете видимость контроля, теряя реальную эффективность и доверие команды.

2. «Новая школа»: Оптимизация процессов

Руководитель хочет понять, какие процессы, инструменты или привычки мешают команде работать на полную мощность. Фокус – на системе, а не на людях. Здесь главный инструмент – специализированное ПО (например, на базе ИИ), которое анонимно и агрегированно анализирует рабочие процессы, выявляя закономерности и «узкие места».

Результат:

• Объективные данные, а не догадки. Вы видите не «Вася плохой», а «60% времени команды тратится на согласование документов из-за сложностей в устаревшей системе».
• Данные показывают, что именно нужно автоматизировать, какой инструмент мешает, какие встречи непродуктивны.
• Снижение операционных затрат: вы находите и устраняете процессы, которые буквально «сжигают» деньги компании.
• Когда вы убираете бюрократические излишества и даете людям возможность сфокусироваться на работе, их реальная отдача растет.

Старый подход – это попытка измерить температуру в комнате, спрашивая у каждого сотрудника, жарко ему или холодно. Новый подход – это установка современного термостата, который показывает точную цифру и сам регулирует климат, создавая идеальные условия для работы.

Цель внедрения современной системы – не наказание неэффективных сотрудников, а поиск и устранение неэффективных процессов.

Вы перестаете быть «надзирателем» и становитесь архитектором эффективной рабочей среды. Вы инвестируете не в «шпионский софт», а в инструмент бизнес-аналитики, который окупается за счет высвобождения ресурсов, сокращения издержек и повышения скорости выполнения задач.

Возможности современной корпоративной системы

Итак, мы договорились, что современная система – это не про слежку за любимыми сотрудниками, а про аудит процессов. Но как именно она это делает? Какие данные она собирает и, что самое главное, какие бизнес-вопросы помогает решить?

Руководителю не нужны «анализы активности клавиатуры». Ему нужны ответы на вопросы: «Где теряются деньги?» и «Как работать быстрее?». И сейчас мы расскажем о ключевых возможностях корпоративной информационной системы.

Анализ фокусировки и распределения времени: «На что на самом деле уходят деньги, которые я плачу за рабочее время?»

Здесь система работает как «детектив финансовых потерь». Она не просто фиксирует, что сотрудник работает, а анализирует, насколько это время потрачено с пользой для бизнеса.

Что измеряется:

• Автоматический учет по проектам и задачам: система сама относит затраченное время к конкретному проекту, клиенту или задаче без бесконечных отчетов от сотрудников.
• Категоризация активности: все используемые приложения и сайты автоматически сортируются на категории: «Разработка», «Административная работа», «Коммуникация», «Непродуктивные сайты».
• Время глубокой работы: система определяет периоды, когда сотрудник не отвлекается на сообщения и звонки и может сконцентрироваться на сложных задачах. Это самый ценный ресурс для интеллектуального труда.

Какие бизнес-вопросы это решает:

• Точное калькулирование стоимости проектов: вы наконец-то видите, сколько человеко-часов и, следовательно, денег на самом деле ушло на проект. Это позволяет адекватно выставлять счета и оценивать рентабельность каждого контракта.
• Выявление бюрократии и рутины: если вы видите, что 40% времени ваших инженеров уходит не на программирование, а на бесконечные совещания и заполнение форм – это прямой сигнал к оптимизации процессов.
• Баланс между работой и контролем: выявляются сотрудники, которые постоянно переключаются между задачами (контекстное переключение), что сильно снижает их эффективность.

Бизнес-метрики и интеграция: «Как связана ежедневная работа моей команды с ключевыми показателями компании?»

Сама по себе «активность» бесполезна, если она не привязана к результату. Сила системы – в интеграции с вашим текущим стеком ПО (CRM, ERP, Jira, 1C и т.д.).

Что измеряется:

• Автоматический сбор данных о результате: система связывает затраченное время с реальными результатами: закрытой сделкой в CRM, выполненной заявкой в Jira, проведенной операцией в 1C.
• Скорость выполнения процессов: сколько времени в среднем уходит от создания заявки до ее выполнения? От первого контакта с клиентом до подписания договора?
• Кастомные дашборды: вместо разрозненных отчетов вы получаете единый экран, где в реальном времени видите: производительность отдела продаж (затраченное время / количество сделок), эффективность поддержки (время на ответ / удовлетворенность клиента), скорость разработки.

Какие бизнес-вопросы это решает:

• Объективная оценка эффективности отделов: вы можете сравнить, какой отдел работает наиболее результативно, и понять, за счет каких процессов им это удается.
• Прогнозирование сроков и загрузки: на основе исторических данных система может предсказать, сколько времени займет аналогичный проект в будущем, помогая реалистично планировать дедлайны и загрузку команд.
• Выявление лучших практик: вы видите, что ваш самый эффективный менеджер тратит на одну сделку в 2 раза меньше времени, чем остальные. Это повод изучить его методику и масштабировать ее на весь отдел.

Анализ коммуникаций: «Почему решения принимаются так медленно и кто в этом виноват?»

Часто проблема кроется не в людях, а в том, как они взаимодействуют друг с другом.

Что измеряется:

• «Карта коммуникаций»: система показывает, кто с кем общается, как часто и через какие каналы. Визуально это выглядит как схема связей в коллективе.
• Анализ встреч: сколько времени в среднем тратится на совещания? Есть ли сотрудники, чьи календари забиты под завязку?
• Время ответа: как быстро команда реагирует на внутренние запросы?

Какие бизнес-вопросы это решает:

• Обнаружение «информационных пробок»: вы можете увидеть, что все вопросы по проекту уперлись в одного человека, создавая задержки. Это сигнал к делегированию полномочий или переобучению команды.
• Оптимизация встреч: если вы видите, что отдел тратит 20 часов в неделю на планерки, но это не влияет на результат, – самое время пересмотреть их формат и частоту.
• Улучшение онбординга новичков: по карте коммуникаций видно, к кому чаще всего обращаются за помощью, этих людей можно сделать наставниками на время адаптации.

Проактивные уведомления и рекомендации: «Как предотвратить выгорание ценных сотрудников и сохранить их эффективность?»

Система работает не только на благо компании, но и на благо сотрудника, создавая здоровую рабочую среду.

Что измеряется:

• Признаки переутомления: автоматически отслеживаются признаки, ведущие к выгоранию: постоянные переработки, отсутствие перерывов, высокий уровень контекстного переключения.
• Баланс работа/отдых: система может напоминать сотруднику о необходимости сделать перерыв, если он работает без остановки несколько часов.

Какие бизнес-вопросы это решает:

• Сохранение ключевых активов: предотвращение выгорания ключевых специалистов – это прямая экономия на найме и обучении новых людей и защита знаний внутри компании.
• Поддержание устойчивой продуктивности: лучше работать по 6 продуктивных часов в день, чем выгореть за 2 недели по 12 часов и месяц приходить в себя.
• Повышение корпоративной культуры: вы демонстрируете заботу о благополучии команды, а не только о результате.

Эти возможности – не просто «фичи» софта. Это инструменты финансового контроллинга и операционного менеджмента. Они переводят разговор об эффективности с эмоционального уровня («мне кажется, они мало работают») на уровень фактов и данных («мы видим, что 30% времени теряется из-за этих трех процессов, и вот расчет, сколько это нам стоит»).

От теории к действиям: практические советы для руководителя

Собрать данные – это только половина дела. Вторая, и самая важная, – это принять на их основе правильные управленческие решения. Иначе вы просто купите очень дорогой «счетчик».

В этой части мы разберем, как именно использовать информацией, полученной от системы для точечных и точных действий, которые дадут быстрый экономический эффект.

1. Выявление и устранение бюрократии и рутины.

Отчет показывает, что специалисты отдела разработки тратят 35% рабочего времени на администрирование задач в Jira, участие в планерках и составление отчетов, а не на написание кода.

Вы вводите новые правила:

• Переводите ежедневные планерки в асинхронный формат (краткий письменный статус в чате).
• Настраиваете автоматическую выгрузку ключевых метрик из Jira в общий дашборд, чтобы убрать ручное составление отчетов.
• Нанимаете отдельного проект-менеджера или администрирующего специалиста, который возьмет на себя рутину, чтобы дорогостоящие разработчики могли заниматься своей прямой работой.

В результате высвобождается 20% времени высокооплачиваемых специалистов. Это эквивалентно увеличению штата на пятую часть без затрат на найм. Эти 20% времени можно направить на новые проекты, ускорив выход на рынок.

2. Объективное перераспределение нагрузки и ресурсов.

Анализ нагрузки показывает, что 70% сложных задач в отделе поддержки лежат на трех из десяти сотрудников. Остальные заняты простыми тикетами. При этом у этих трех специалистов – признаки выгорания (переработки, короткие перерывы).

Вы организуете кросс-тренинг:

• Разрабатываете программу, где сильные специалисты обучают коллег решению сложных задач.
• Внедряете систему ротации сложных и простых запросов.
• Пересматриваете систему мотивации, чтобы она учитывала сложность решаемых задач.

В итоге повышается устойчивость отдела, снижаются риски ухода ключевых сотрудников из-за выгорания, а среднее время решения сложных задач сокращается за счет увеличения числа компетентных специалистов.

3. Точечная автоматизация самых затратных процессов.

Система выявляет, что менеджеры по продажам тратят около 5 часов в неделю каждый на ручное создание коммерческих предложений и их согласование с юристами и руководителем. Вы внедряете CRM-решение с шаблонами КП и системой автоматических согласований.

Итог – экономия 100+ человеко-часов в месяц по отделу. Менеджеры тратят освободившееся время на общение с клиентами и заключение новых сделок, что напрямую ведет к росту выручки.

4. Персональный коучинг и развитие.

Вы видите, что перспективный junior-менеджер много работает, но его продуктивность низка. Анализ показывает, что он постоянно переключается между задачами и «тонет» в рутине.

Его руководитель на основе объективных данных проводит коучинг-сессию. Они не ругают его, а вместе смотрят на цифры и вырабатывают стратегию:

• Учат техникам тайм-менеджмента (например, метод Pomodoro).
• Блокируют в календаре «часы для глубокой работы».
• Помогают расставлять приоритеты.

В результате сотрудник растет профессионально, чувствует заботу компании, а его личная эффективность и ценность для бизнеса растут.

5. Аргументация для пересмотра нагрузки или ресурсов.

Руководитель отдела видит в отчете, что его команда постоянно перерабатывает для выполнения плана. Он приходит к вам, генеральному директору, не с субъективными жалобами, а с отчетом, который четко показывает: «Вот объем задач, вот время, необходимое на их качественное выполнение, вот фактические затраты. Наша команда физически не успевает без ущерба для качества».

Вы получаете объективное основание для принятия решения: нанять еще одного сотрудника, пересмотреть сроки проекта или отказаться от маловажных задач. Это диалог на основе данных, а не спор на эмоциях.

6. Формирование культуры непрерывного улучшения.

Вы делаете работу с системой регулярной практикой. Раз в месяц на оперативке вы обсуждаете не только финансовые результаты, но и показатели эффективности процессов.

Вы поощряете инициативы сотрудников по оптимизации их собственных workflow на основе данных. Например, премируете команду, которая предложила способ сократить время на согласование документов на 30%. Итог – в компании формируется культура бережливого производства и постоянного поиска лучших способов работы. Сотрудники вовлечены в улучшение бизнеса, а вы получаете постоянный поток идей для оптимизации снизу вверх.

Почему стоит выбрать 66 Бит?

Принятие решения о заказной разработке – это инвестиция в будущее вашего бизнеса. Это выбор между риском и стабильностью, между затратами и долгосрочной выгодой. Вот почему десятки клиентов из вашей отрасли доверяют нам свои ключевые бизнес-процессы:

• Вы получаете не «просто программу», а готовый инструмент для роста с гарантией результата: мы работаем по модели «под ключ». Это значит, что мы берем на себя всю ответственность: от анализа и проектирования до внедрения, обучения сотрудников и технической поддержки.
• Мы экономим ваши деньги и время, потому что не изобретаем велосипед: у нас есть богатый портфель успешно реализованных проектов в вашей и смежных отраслях.
• Ваша система будет расти и масштабироваться вместе с вашим бизнесом: мы проектируем архитектуру системы с запасом на будущее. Через год, когда ваш оборот вырастет в два раза, не придется все выкидывать и начинать заново. Наши решения легко масштабируются и интегрируются с другими сервисами.
• Прозрачность процесса на всех этапах: еженедельные отчеты с демонстрацией готовых функций – наша стандартная практика. Вы всегда в курсе, за что платите.
• Пост-релизная поддержка и развитие – мы остаемся с вами надолго: предлагаем гибкие модели сопровождения: от оперативного техобслуживания до полноценного развития системы по мере появления у вас новых идей.

Корпоративная система от 66 Бит

Всего за 10 минут вы узнали об эволюции корпоративных систем, их возможностях, а также о том, как справляться со снижением производительности сотрудников. Теперь можно смело приступать к разработке собственной платформы, а помогут в этом специалисты из компании 66 Бит. Более 15-ти лет мы разрабатываем программное обеспечение для компаний разного размера и специфики. Читайте подробнее на нашем сайте!