Всё, везде и сразу: корпоративный портал для вашего бизнеса

Корпоративный портал компании (или интранет)— это система, объединяющая в себе все сервисы и информацию компании для оптимизированного использования сотрудниками. Как вы могли заметить, определение корпоративного интранет портала достаточно расплывчатое: какие сервисы, какую информацию? Но в том и суть, что в свой портал вы можете добавить буквально всё, что необходимо лично вашему бизнесу.

Однако, несмотря на впечатляющие возможности масштабирования, большинство бизнесов используют одни и те же функции, технологии и модули. Их мы подробно рассмотрим в нашей статье о том, какими бывают корпоративные веб-порталы, а главное, как безболезненно и эффективно внедрить корпортал в свой бизнес.

Если корпоративный портал организации — это веб-интерфейс, то чем же он отличается от обычного сайта компании?

Если коротко, то сайт и портал — это две разные системы, функционирующие параллельно друг другу, а логика вот в чём: в то время, как сайт направлен на клиентов бизнеса, корпоративные интернет порталы разрабатываются для внутреннего использования сотрудниками. В силу различия пользователей, у двух систем совершенно разные цели, функции, информация и концепции.

Веб-сайт — визитная карточка бизнеса. Информация, функционал, структура, навигация, дизайн: вся его суть направлена на повышение лояльности целевой аудитории и выполняет представительскую функцию.

Корпоративный портал — архив личных данных. Здесь хранятся базы, протоколы, отчёты: всё то, что ни в коем случае нельзя афишировать на широкую публику. Безопасность корпоративного портала компании гораздо более усиленная, нежели у обычного сайта, а вход осуществляется по личным логину и паролю сотрудника.

В общем, сайт компании можно сравнить с парадным костюмом на свадьбу и выпускной, а корпоративный веб-портал с удобной и практичной одеждой для работы. Однако просто хранить данные в корпоративном интранет портале уже не так уж современно, за последние несколько лет их развитие сделало 10 шагов вперёд и очутилось на ступени, когда через платформу можно полноценно работать и управлять бизнесом, о чём мы расскажем далее.

Зачем нужен корпоративный портал?

Вот вам грустная история: жила была компания Ивановкино, и всё у них вроде было в порядке, руководитель и небольшое количество сотрудников договорились о структуре взаимодействия и спокойно работали без корпоративного портала организации. Однако чему быть, того не миновать — бизнес начал расти, покупателей становилось всё больше, потребовались новые сотрудники.

Рабочие ветераны Ивановкино начали обучать новых, но поток оказался настолько велик, а люди оказались настолько разными, что на словах было уже не объяснить. Бизнес-процессы начали усложняться, люди путались, структура компании, без системы корпоративного портала, рушилась. Мало того, руководитель абсолютно не понимал кто над чем работает и работает ли вообще, а архив конфиденциальных данных компании разросся настолько, что пришлось арендовать для него целый склад.

И это не просто грустная сказка о нежелании идти в ногу со временем, а настоящая реальность для компаний 90-х годов: все данные на бумаге, все договоры на словах, всё обучение вручную. Всё поменялось, когда неназванные основатели корпоративных веб-порталов ввели их в обиход и распространили идею по всему миру.

Изначально основными возможностями корпоративных порталов были:

• Хранение базы конфиденциальных данных компании
• Публикация новостей
• Форум для внутреннего общения
• Вводная информация о структуре и основных правилах работы для новичков

Однако за последние 30 лет корпоративные интернет-порталы получили массовое распространение и признание, что повлекло за собой усиленное развитие, теперь глобальные миссии порталов заключаются в 5 простых пунктах:

• Повышение качества управления сотрудниками и производительности
• Контроль над важными решениями
• Экономия рабочего времени и средств
• Повышение качества работы сотрудников
• Оптимизация бизнес-процессов

А какие функции необходимы корпоративному порталу компании для достижения намеченных целей рассказываем подробнее далее!

Возможности корпоративного портала

Для удобства разложим самые распространённые задачи корпоративных порталов организации на 4 части, соответствующие целям: хранение и управление информацией, автоматизация работы, управление задачами и деятельностью сотрудников и аналитика.

1. Хранение и управление информацией

Как мы уже выяснили, управление информацией стало первоочередной целью создания и внедрения корпоративных порталов. Однако и здесь не всё так просто: в наше время данные делятся на виды, подвиды и вплоть до бесконечности.

Отдельное место в информационном пространстве корпоративного web-портала занимает структурированный «учебник», наполненный правилами для новых сотрудников. В него зачастую входят регламенты взаимодействия между отделами, правила отчётности, основная информация о графике и выплатах. Но что важнее — идея, философия и история компании, а также ёмкое, но информативное описание основных бизнес-процессов, на которых строится её деятельность.

В предыдущем примере мы рассмотрели статичную информацию: она создаётся один раз и меняется только в случае глобальных изменений в структуре компании. Существуют также динамичные виды информации, работа с которыми, в условиях возможностей корпоративного портала, активна и ежедневна: база клиентов и их данные аналогично с базой сотрудников, документация и отчётность, договора, сведения о взаимодействии с партнёрами и клиентами и т.д. Список разделов расширяется и сужается в зависимости от специфики и размера компании.

2. Автоматизация основных бизнес-процессов

Иначе говоря, встроенная CRM-система. Она помогает автоматизировать работу сотрудников, что значительно снижает потребность в расширении штата и оптимизирует финансовые затраты. Основные задачи CRM-системы в корпоративном портале компании включают в себя:

• Взаимодействие с целевой аудиторией

Логика проста: куда бы ни написал клиент, будь то мессенджеры, соц-сети или почта, заявка мгновенно попадает в систему. Вследствие чего ни один клиент не будет потерян! А чтобы эффективно обрабатывать заявки помогают встроенные шаблоны. Менеджеру остаётся только нажать на необходимую кнопку, а система сформирует ответ, подтянет данные о пользователе из базы и отправит сообщение.

• Документооборот

Составление и хранение документов — тяжёлый труд. Однако в CRM-системе корпоративного портала организации мы сможем управлять ими по уже рассмотренному методу шаблонов: один раз загрузил, а менеджеру только нажать на кнопку принтера, даже за кофе не успеет сбегать!

• Контроль финансов

В контроле оплат нам поможет интеграция банков, с помощью неё CRM-система сможет самостоятельно сверять необходимые операции и отмечать закрытые сделки. Помимо этого, система напомнит о предстоящих счетах или налоговых вычетах и поможет спланировать бюджет компании.

3. Управление задачами и деятельностью сотрудников

Руководителю довольно непросто быть всевидящим оком и контролировать прогресс всех сотрудников. Деятельность складывается как матрёшка: подзадача в задачу, задача в проект, проект в пул проектов. Тут несложно и в себе запутаться, если бы не корпоративные интранет порталы.

Ни для кого не секрет, что для контроля своих и чужих задач были созданы множество сервисов и техник по типу канбан досок, панелей мониторинга, учёта времени и т.д. Однако все технологии можно собрать в одной системе с помощью корпоративного веб-портала. Они будут оптимизированы под специфику и цели вашей компании, более того, персональный сервис обеспечит гораздо более высокий уровень производительности и безопасности.

4. Аналитика

Аналитика становится последней, однако не менее важной задачей внедрения корпоративного портала ведь анализировать вы сможете всё, что вам необходимо: работоспособность сотрудника или целого отдела, продажи и лояльность или развитие сайта компании. Все данные, которые хранятся в корпоративном портале, могут быть изучены системой и представлены в удобочитаемом для человека виде.

На данный момент, в силу развития искусственного интеллекта, становится популярным обучение аналитического раздела корпоративного интранет портала под формирование стратегии продвижения. Проще говоря, после анализа продаж или продвижения сайта, система не просто выдаст информацию в доступном виде, но и объяснит её значение, выявит отрицательные и положительные динамики, а также подскажет в какую сторону следует развиваться далее.

Как понять нужен ли компании корпоративный портал?

Единственный случай, когда компании не требуется создание корпоративного портала — у вас до 10 сотрудников, все они ежедневно работают в одном помещении, а руководитель доверяет им как себе. Узнали свою компанию? Поздравляем, до внедрения корпоративного портала вам ещё расти и расти! А если нет, читайте главные признаки того, что система вам жизненно необходима:

• Компания состоит из нескольких отделов
• Хотя бы несколько сотрудников работают удалённо
• У вас больше одного офиса
• Вы ежегодно принимаете практикантов и стажёров
• Заработная плата ваших сотрудников зависит от выполненных задач

Готовые решения или разработка с нуля?

Для тех, кто осознал потребность в корпоративном интранет портале, открываются два пути: создание корпоративного портала с нуля и настройка готовых решений. Одним из наиболее популярных готовых систем является Битрикс24, он содержит в себе наиболее популярные и полезные функции, а также открывает огромное количество возможностей к расширению. Основные преимущества Битрикс24 перед другими решениями:

• Качественная внутренняя коммуникация

Компаниям, использующим Битрикс24 становятся доступны внутренние чаты, звонки и видеосвязь, не выходящие за пределы одной системы, что повышает их безопасность и удобство.

• Управление файлами и документами

Облачное хранилище корпоративного web-портала Битрикс24 сотрудники смогут безопасно и быстро обмениваться важными файлами и документами, редактировать и хранить.

• Управление задачами

Платформа включает в себя множество функций для управления задачами: от их создания и установки параметров, до учёта времени.

• Обучение персонала

Система корпоративного портала Битрикс24 предусматривает бесплатное обучение сотрудников при помощи онлайн-курсов, тестирований и тренингов, позволяющих повысить квалификацию и безболезненно внедрить интранет в компанию.

• Аналитика

Платформа предоставляет инструменты для анализа бизнес-процессов, сбора данных и составления отчётов, что помогает принимать обоснованные решения на основе фактической информации.

• Интеграции

Многочисленные возможности интеграции корпоративного портала Битрикс24 с внешними сервисами позволят расширить деятельность компании, оставаясь в рамках одной системы.

• Мобильное приложение

Мобильное приложение «Битрикс24» позволяет быть в курсе событий в любое время и в любом месте, имея доступ к функциям платформы с мобильных устройств.

Ну и главными преимуществами всех готовых решений, конечно, являются скорость и бюджетность разработки. Однако, не смотря на гору плюсов, разработка корпоративного портала с нуля до сих пор является наиболее качественным вариантом взаимодействия внутри компании.

Некоторым компаниям и правда необходимо потратить больше времени и денег, чтобы в конце концов создать корпоративный портал, оптимизированный исключительно под цели и требования своего бизнеса. Помимо индивидуализации компания также получает полную независимость, а возможности масштабирования закладываются ещё на этапе разработки первого релиза корпоративного интранет портала, поэтому добавление нового функционала никак не повлияет на производительность и эффективность системы. Но выбор, как всегда, только за вами!

Внедрение корпоративного портала

Особенности внедрения платформы зависят от специфики и размера вашего бизнеса, однако мы составили общую памятку о том, как разработать наиболее оптимизированный корпоративный веб-портал и внедрить его без ущерба бизнес процессам:

1. Проанализируйте потребности ваших сотрудников

Благодаря нашей статье вы изучили основной функционал корпоративных порталов, однако не стоит предполагать, что все эти функции кровь из носу нужны именно вам. Проанализируйте какие бизнес-процессы компании явно проседают и требуют автоматизации. Лучше будет провести интервью с сотрудниками, ведь кто если не они смогут подсказать недоработки.

2. Уделите время проработке требований перед разработкой корпоративного портала

Теперь собранную информацию необходимо преобразовать в требования к системе. Этому этапу стоит уделить максимум своего времени, так как на техническом задании продукта строится вся будущая разработка и поддержка платформы. Подробнее о техническом задании читайте по ссылке.

3. Расположите функционал в порядке приоритетности

Для того, чтобы разработать план создания и внедрения необходимо понять какие функции необходимы прямо сейчас, какие могут подождать полгода, а какие и вовсе не несут необходимости, но было бы приятно иметь их под рукой. Расстановка приоритетов важна для понимания целей системы: чего мы хотим добиться сейчас, а чего можно и подождать.

4. Подготовьте сотрудников к внедрению корпоративного портала

Не стоит ждать всеобщей радости от внедрения новой непонятной системы, ведь скорее всего ваши сотрудники разного возраста, взглядов и навыков, а значит одни будут воодушевлены, а от других придётся выслушать ряд негодований. Однако и к тем и к другим стоит лишь найти подход и потратить время на моральную подготовку: определите основные преимущества, которые получат сотрудники и донесите свои аргументы доступно и терпеливо.

5. “Лучше качественнее, чем больше”

Итак, на 3 этапе мы не просто так выделили приоритетность функций, теперь необходимо следовать главному правилу внедрения любых систем: “Качество важнее количества”. Это значит, что не стоит выпускать весь функционал за раз и заставлять всех сотрудников бросить дела и начать обучение.

Оптимальное решение состоит в том, чтобы выделить группу людей, готовых начать обучение прямо сейчас и выпустить те функции, что составили топ приоритетности. Тем самым вы дадите время привыкнуть и сможете обновлять функционал каждые полгода-год, подключая к работе всё больше сотрудников.

6. Обучите сотрудников

Как мы уже поняли, у всех свой темп обучения, именно поэтому важно не стоять над душой сотрудника, злостно указывая на часы и выражая нетерпение. Проявите сдержанность и организуйте общее обучение посредством онлайн-курсов или еженедельных собраний. А лучше уточните у компании подрядчика смогут ли они обеспечить ваш персонал обучением на первых этапах внедрения.

7. Собирайте обратную связь

Систему разработали, первый релиз выпустили, сотрудников обучили, а что дальше? А дальше необходимо усиленно анализировать реакцию персонала и конструктивную критику. Это поможет вам не просто обновлять функционал, но и дорабатывать критические недочёты. Почувствовав возможность влиять на развитие корпоративного портала, сотрудники отнесутся к нововведению гораздо позитивнее.

8. Обновляйте корпоративный портал компании

Вот и всё, остаётся только поддерживать жизнь в корпоративном портале: исправлять технические неполадки и обновлять функционал. Эти заботы возьмёт на себя подрядчик, однако и вы должны быть заинтересованы в развитии и обеспечивать команду разработки необходимой информацией и обратной связью.

Корпоративный портал для вашего бизнеса от 66 Бит

Всего за 10 минут вы изучили историю создания корпоративных порталов, их цели и функции, особенности разработки с нуля и настройки готовых решений, а также узнали как эффективно внедрить корпоративный интранет портал в свой бизнес. Теперь можно смело приступать к разработке собственной платформы, а помогут в этом специалисты из компании 66 Бит. Более 15-ти лет мы разрабатываем программное обеспечение для компаний разного размера и специфики. Читайте подробнее на нашем сайте!