Внешние и внутренние коммуникации в ИТ-проектах

“В командной работе молчание – не золото, а смерть.” - Марк Санборн.

И правда, на эффективном общении в команде держится успех итогового продукта. По опросу одного из крупных англоязычных интернет-изданий, 62% людей увольняется по причинам, связанным с низким качеством коммуникации в компании. При этом самая частая формулировка — отсутствие чётких указаний от руководства.

Вместе с тем, согласно недавнему исследованию, компании с развитой коммуникативной культурой в 3,5 раза чаще остальных становятся лидерами в конкурентной борьбе в своей отрасли.

Коммуникация в проекте – это регулярное вербальное взаимодействие между участниками команды и заказчиком. Коммуникация осуществляется как согласно заранее созданному плану, так и в случае экстренной необходимости. В проектном взаимодействии каждому из причастных важно выкладываться на 100% и быть максимально вовлечённым в обсуждение насущных вопросов.

В нашей сегодняшней статье мы разберёмся: какой бывает проектная коммуникация, кто управляет коммуникацией в ИТ-проектах, какими бывают методы эффективного взаимодействия и как заказчик может влиять на качество коммуникации в проекте.

Кто управляет коммуникацией в ИТ-проектах?

Менеджер играет ключевую роль в управлении коммуникациями в проекте как внутри команды, так и с заказчиком. Эффективное управление коммуникациями позволяет минимизировать риски, повысить продуктивность и поддерживать хорошие отношения с заинтересованными сторонами. Вот несколько методов и подходов, которые менеджеры используют для управления коммуникациями.

Управление внутренними коммуникациями с командой

1. Регулярные встречи (стендапы, митинги):

Ежедневные короткие собрания помогают быстро синхронизироваться всей команде и обсудить текущее состояние дел. Более длительные планерки проводятся реже и используются для обсуждения стратегических вопросов, распределения задач и оценки прогресса.

2. Использование инструментов для совместной работы:

Менеджеры активно применяют такие инструменты, как Trello, Asana, Jira, для отслеживания задач и сроков. Это позволяет членам команды видеть общую картину и отслеживать прогресс друг друга. Чаты и мессенджеры (Slack, Microsoft Teams) позволяют оперативно обмениваться информацией и обсуждать мелкие вопросы.

3. Обратная связь:

Регулярная конструктивная обратная связь помогает улучшить работу членов команды и выявить потенциальные проблемы на ранних стадиях. Организация ретроспектив после завершения этапов проекта способствует улучшению процессов и повышению эффективности.

4. Определение ролей и обязанностей:

Четкое распределение ролей и ответственности снижает риск дублирования усилий и улучшает координацию работы.

5. Управление конфликтами:

В случае возникновения конфликтов менеджер выступает посредником, помогая сторонам найти компромисс и сохранить рабочую атмосферу.

Управление внешними коммуникациями с заказчиком

1. Четкая постановка целей и ожиданий:

С самого начала проекта менеджер совместно с заказчиком определяет цели, ключевые результаты и критерии успеха. Это помогает избежать недоразумений и разочарований.

2. Периодические отчеты и обновления:

Менеджер регулярно отправляет заказчику отчеты о прогрессе, достигнутых результатах и возникших проблемах. Это поддерживает прозрачность и доверие. Используются инструменты визуализации данных (dashboards, диаграммы Ганта) для наглядного представления хода работ.

3. Планирование встреч с заказчиком:

Периодические встречи (встречи по статусу, демонстрации продукта) помогают обсудить промежуточные результаты, получить обратную связь и внести необходимые коррективы.

4. Управление изменениями:

Изменения в проекте неизбежны, и задача менеджера — управлять ими таким образом, чтобы минимально повлиять на сроки и бюджет. Для этого используются специальные процедуры и документы (change requests).

5. Решение проблем и эскалация:

Если возникают серьезные проблемы, менеджер обязан своевременно информировать заказчика и предлагать возможные пути решения. Эскалация вопросов на более высокий уровень может потребоваться в случаях серьезных рисков или задержек.

6. Поддержание позитивных отношений:

Даже в сложных ситуациях важно сохранять уважительный и профессиональный тон общения. Личные встречи и активное слушание помогают укрепить доверие и взаимопонимание.

Методы улучшения коммуникаций

• Активное слушание

Это ключевой элемент любой успешной коммуникации. Активное слушание подразумевает полное вовлечение в разговор, сосредоточенность на собеседнике и стремление понять его точку зрения. Основные принципы активного слушания включают:

- Концентрация на словах говорящего.

- Подтверждение понимания путем перефразирования услышанного.

- Вопросы для уточнения деталей.

- Невербальные сигналы внимания (зрительный контакт, кивок головой).

• SMART-цели

Этот метод применяется для постановки чётких и достижимых целей. SMART расшифровывается как:

- Specific (Конкретный)

- Measurable (Измеримый)

- Achievable (Достижимый)

- Relevant (Актуальный)

- Time-bound (Ограниченный по времени)

SMART помогает ясно формулировать цели, которые легко измеримы и понятны всем участникам. Этот подход эффективен как для внутренних коммуникаций, так и для внешних.

• Метод PESO (Paid, Earned, Shared, Owned)

PESO используется для управления коммуникационными каналами и выстраивает стратегию продвижения информации. Включает четыре основных компонента:

- Paid Media (Платные медиа) — реклама, платные публикации.

- Earned Media (Заслуженное внимание) — PR, рекомендации, отзывы.

- Shared Media (Совместные медиа) — социальные сети, форумы.

- Owned Media (Собственные медиа) — блог компании, сайт, email-рассылки.

Этот метод помогает структурировать усилия по продвижению и обеспечению видимости бренда или проекта, создавая сбалансированную коммуникационную стратегию.

• Agile-коммуникации

Agile — это гибкий подход к управлению проектами, который также влияет на способы коммуникации. Agile предполагает частые короткие встречи (например, ежедневные стендапы), где участники делятся текущими успехами, планами и возможными проблемами. Основные элементы agile-коммуникаций:

- Открытость и честность.

- Быстрое реагирование на изменения.

- Фокус на ценности конечного результата.

Agile-коммуникации поддерживают динамичное и адаптивное взаимодействие, что особенно полезно в условиях быстрого развития технологий и изменений на рынке.

• Эмпатическое общение

Эмпатия — способность понимать чувства и эмоции другого человека. Эмпатичное общение заключается в проявлении уважения, понимания и искреннего интереса к собеседнику. Основные принципы эмпатического общения:

- Признание эмоций собеседника.

- Поддержка и сочувствие.

- Акцент на интересах и потребностях другой стороны.

Внутренняя коммуникация

Внутренняя коммуникация в команде – это взаимодействие участников между собой: обсуждение требований, решение возникающих вопросов, поиск лучших методов разработки.

Отличительные особенности

1. Единый контекст: Члены команды работают над одной общей задачей и имеют схожее понимание целей проекта.

2. Частота и гибкость: Взаимодействие между коллегами часто происходит ежедневно, оперативно, через разные каналы (чаты, встречи, почта).

3. Неформальность: Коммуникация внутри команды может быть менее формальной и чаще строиться на доверии и взаимопонимании.

4. Обратная связь: Важной частью внутреннего общения является быстрая обратная связь, которая помогает улучшать процессы и решать проблемы на месте.

Трудности во внутренней коммуникации

- Информационные перегрузки.

Когда команда большая, легко упустить важные моменты среди множества сообщений.

- Различия в стилях общения.

У разных людей могут быть разные подходы к передаче информации (некоторые предпочитают четкий текст, другие — голосовые сообщения), что иногда создает недопонимание.

- Затруднения с распределением ответственности.

Иногда бывает сложно определить, кто именно несет ответственность за решение тех или иных вопросов.

Внешняя коммуникация

Внешняя коммуникация – это взаимодействие команды разработки с заказчиком и другими лицами причастными к продукту, однако не входящими во внутренние процессы разработки.

Отличительные особенности

1. Формализм: Общение с клиентом обычно строится по более строгим правилам и требует официального тона.

2. Ограниченный доступ к информации: Заказчик получает только ту информацию, которую считают необходимой для его понимания процесса.

3. Прозрачность: Важно четко фиксировать договоренности и согласованные решения, чтобы избежать возможных разногласий.

4. Долгосрочные отношения: Часто внешние коммуникации направлены на поддержание доверия и долгосрочного сотрудничества.

Трудности во внешней коммуникации

- Недопонимания.

Из-за разницы в профессиональном опыте и терминологии может возникать путаница в трактовке требований и ожиданий.

- Несоответствия ожиданий.

Заказчики нередко ожидают быстрых решений, тогда как реальная работа может требовать больше времени.

- Изменение требований.

Клиенты могут менять требования по ходу проекта, что усложняет процесс координации и управления ожиданиями.

Как заказчик может влиять на эффективность коммуникаций в проекте?

Заказчик играет ключевую роль в формировании качественной коммуникации в проекте, поскольку от его вовлеченности и подхода зависит эффективность взаимодействия с командой исполнителей. Рассмотрим несколько способов, которыми заказчик может положительно или отрицательно влиять на качество коммуникации.

Положительное влияние заказчика на коммуникацию.

1. Четкая постановка задач и ожиданий:

- Ясное изложение целей проекта, требований и критериев успеха помогает команде лучше понять, чего ожидает заказчик. Это снижает вероятность недоразумений и увеличивает шансы на успешное выполнение работы.

2. Своевременная обратная связь:

- Быстрая реакция на запросы команды, предоставление комментариев и уточнений помогают скорректировать направление работы и избежать значительных отклонений от первоначального плана.

3. Открытость к диалогу:

- Готовность обсуждать возникающие вопросы, делиться мнениями и идеями способствует созданию атмосферы взаимного доверия и открытого обмена информацией.

4. Участие в регулярных встречах:

- Присутствие на совещаниях, демонстрациях и других важных мероприятиях позволяет заказчику оставаться в курсе текущего состояния проекта и вовремя вносить коррективы.

5. Понимание процессов разработки:

- Осведомленность заказчика о методологиях и инструментах, используемых командой, помогает лучше понять временные рамки и ограничения, что уменьшает количество необоснованных запросов и претензий.

Негативное влияние заказчика на коммуникацию

1. Неясные или меняющиеся требования:

- Частые изменения в спецификациях или неопределённость в задачах создают хаос и могут привести к потере времени и ресурсов. Команда вынуждена постоянно перестраиваться, что негативно сказывается на качестве работы.

2. Отсутствие обратной связи:

- Задержка с предоставлением отзывов или игнорирование запросов команды замедляют процесс принятия решений и снижают мотивацию сотрудников.

3. Микроменеджмент:

- Постоянное вмешательство в детали работы и попытки контролировать каждый шаг могут демотивировать команду и снижать её креативность и инициативу.

4. Недостаточная доступность:

- Ограниченная возможность связаться с заказчиком в критические моменты проекта затрудняет принятие важных решений и увеличивает риски.

5. Негативные эмоции и давление:

- Агрессивное поведение, предъявление чрезмерных требований или постоянное недовольство могут создавать напряжённую атмосферу, ухудшая качество взаимодействия и увеличивая вероятность ошибок.

Рекомендации для заказчиков

Чтобы способствовать качественной коммуникации и успешной реализации проекта, заказчикам рекомендуется:

• Четко формулировать свои ожидания и задачи.
• Быть открытыми к обсуждению и готовности к сотрудничеству.
• Предоставлять своевременную и конструктивную обратную связь.
• Участвовать в ключевых этапах проекта, поддерживая постоянный контакт с командой.
• Доверять профессионалам и давать им пространство для творчества и инициативы.

Разработка ПО от 66 Бит

Всего за 5 увлекательных минут вы узнали: какой бывает проектная коммуникация, кто управляет коммуникацией в ИТ-проектах, какими бывают методы эффективного взаимодействия и как заказчик может влиять на качество коммуникации в проекте. Теперь вы мастер взаимодействия, а значит самое время заказать программное обеспечение и опробовать свои знания в действии.

Команда 66 Бит поможет на этом нелёгком пути. Наши опытные специалисты внимательно выслушают ваши идеи и превратят их в качественную и эффективную систему. Скорее переходите на наш сайт и читайте подробнее!