Секреты успешного внедрения цифрового продукта в бизнес

Представьте, продукт разработан, протестирован и полностью готов к внедрению. Вы с командой разработки прошли длинный и очень тяжелый путь из багов и поиска компромиссов. Вам кажется, что наконец то можно выдохнуть и быстро внедрить готовый продукт в компанию Как бы не так!

Процесс внедрения цифрового продукта нисколько не легче его разработки. Да, мы проделали большую работу над логикой, функционалом, пережили кучу приёмок. Но внедрить большой и сложный продукт в бизнес-процессы компании совсем нелегко.

Вам придётся уделить немало времени обучению сотрудников, столкнуться с техническими проблемами и непониманием внутри компании. Раньше вы работали как один слаженный организм, поэтому инородное тело в виде новой программы может вызвать самую неожиданную реакцию.

Именно поэтому в сегодняшней статье мы хотим поднять непопулярную, но крайне актуальную тему внедрения цифрового продукта в бизнес. Сегодня мы узнаем: через какие этапы придётся пройти, какие проблемы может принести непродуманное внедрение и какие шаги стоит предпринять, чтобы минимизировать риски отвержения в коллективе. Берём тетрадки, ручки и не переключаемся!

Как понять, что продукт готов к внедрению?

Время – деньги, а время на тестирование – немалые деньги. Однако случае разработки ПО лучше не торопиться с завершением проекта. Поэтому если вам кажется, что тестировщик слишком уж придирчив и как назло отодвигает сроки релиза, то всё как раз наоборот.

Придирчивый тестировщик экономит вам кучу времени, сил, нервов и ресурсов, потому что провести дополнительное тестирование и потратить пару недель на доработку гораздо легче и дешевле, чем внезапно столкнуться с ними в процессе внедрения или, что хуже, работы.

Именно поэтому ответ на вопрос “Как понять, что продукт готов к внедрению?” таков: когда тестировщик, вся команда разработки и вы сами полностью уверены в полноте проверки всех частей продукта, тогда и только тогда вы готовы к релизу.

Этапы внедрения продукта

Процесс внедрения вариативен от компании к компании. Некоторые выбирают быстрые пути, некоторые предпочитают уделить больше времени и ресурсов. А у некоторых индивидуальные методы внедрения, проверенные годами. Однако мы выделили наиболее распространённые этапы и постарались составить наиболее полный и универсальный чек-лист этапов внедрения:

1. Планирование внедрения

- Определение целей: какие проблемы продукт решит, каких результатов вы ожидаете достичь.

- Анализ текущих процессов: текущее состояние бизнеса, процессы, где будет использоваться новый цифровой продукт. Например, это может касаться автоматизации производства, улучшения клиентского сервиса или оптимизации внутренних коммуникаций.

- Формулировка стратегии: стратегия внедрения, включающая ключевые этапы, сроки, ресурсы и участников процесса.

2. Подготовка инфраструктуры

- Техническая инфраструктура: проверка серверов, сетей, программного обеспечения и оборудования.

- Интеграция с существующими системами: разработка интерфейсов взаимодействия между системами.

- Тестирование безопасности: аудит безопасности продукта перед внедрением, особенно если он будет обрабатывать конфиденциальную информацию.

3. Обучение сотрудников

- Выбор ключевых пользователей: определение группы сотрудников, которые будут первыми использовать продукт, они станут своего рода пилотной группой.

- Организация тренингов: подготовка учебных материалов и проведение тренингов для всех пользователей продукта.

- Поддержка пользователей: назначение команды поддержки, которая будет помогать сотрудникам в процессе адаптации и решать возникающие вопросы.

4. Пилотный запуск

- Выбор тестового участка: внедрение продукта сначала на небольшом участке работы компании (например, один отдел или несколько сотрудников).

- Мониторинг и обратная связь: постоянное отслеживание результатов пилотного запуска, сбор отзывов от пользователей, анализ эффективности

- Корректировка: внесение необходимых изменений в продукт на основе полученных отзывов и данных мониторинга.

5. Масштабирование

- Расширение на всю компанию: внедрение продукта на всей территории компании по заранее разработанной стратегии, учитывая специфику каждого отдела.

- Контроль и поддержка: контроль процесса внедрения, поддержка пользователей и оперативная реакция на возникающие трудности.

6. Оценка эффективности

- Сбор метрик: сбор данных о производительности и эффективности работы после внедрения продукта, сравнение показателей до и после внедрения.

- Анализ результатов: анализ полученных данных, оценка достижений поставленных целей, в случае отклонений, определение причин и принятие мер по их устранению.

- Оптимизация: корректировки в продукте и процессе его использования на основании анализа.

7. Дальнейшее развитие

- Обновления и улучшение: регулярные обновления продукта, добавление новых функций и возможностей. Поддержка актуальности и соответствия требованиям рынка.

- Постоянное обучение: дополнительные тренинги для сотрудников, чтобы они могли освоить новые функции и возможности продукта.

Самые распространённые проблемы внедрения

1. Недостаточная вовлеченность сотрудников

Одной из ключевых проблем является слабая поддержка изменений среди персонала. Часто сотрудники воспринимают новые технологии как угрозу своей роли или лишнюю нагрузку. Это вызывает сопротивление и нежелание учиться пользоваться новыми инструментами. Если руководство не уделяет достаточно внимания обучению и поддержке, внедрение может замедлиться или вовсе потерпеть неудачу.

2. Неправильное определение целей внедрения

Часто компания решает внедрять цифровые продукты без четкого понимания, каких именно результатов она хочет достичь. Без ясной цели проект может превратиться в набор хаотичных действий, что приведет к неэффективному использованию ресурсов и отсутствию видимых улучшений.

3. Отсутствие гибкости процессов

Цифровизация требует от компании способности быстро адаптироваться к изменениям. Многие традиционные бизнесы имеют устоявшиеся процессы, которые сложно изменить. Отсутствие гибкости мешает интеграции новых решений и создает дополнительные барьеры.

4. Недооценка затрат и сроков

При планировании внедрения часто недооцениваются реальные затраты и сроки. Цифровые проекты требуют значительных инвестиций не только в технологии, но и в обучение персонала, интеграцию систем, техническую поддержку и последующую модернизацию. Ошибочные прогнозы могут привести к превышению бюджета и задержкам в реализации.

5. Проблемы совместимости с существующей ИТ-инфраструктурой

Многие компании уже используют различные системы и платформы, которые могут оказаться несовместимыми с новым цифровым продуктом. Проблемы интеграции приводят к дополнительным затратам на адаптацию или даже необходимость замены существующих решений.

6. Низкая культура цифровой грамотности

Не все сотрудники обладают достаточными знаниями и навыками работы с современными технологиями. Недостаток цифровой грамотности затрудняет эффективное использование новых инструментов и снижает общую продуктивность.

7. Ограниченная безопасность данных

Переход на цифровые платформы увеличивает объем данных, обрабатываемых компанией, что повышает риск утечек и кибератак. Если вопросы безопасности не были учтены на этапе планирования, это может обернуться серьезными проблемами.

Качественно внедрения закладывается на первых этапах

Внедрение – последний этап разработки, но как бы парадоксально ни звучало, его качество и скорость закладываются именно на первом этапе – этапе анализа.

Как качественный анализ и глубокая проработка требований помогут вам на последнем этапе? Всё просто, именно в ходе первых обсуждений и анализа вы с командой разработки закладываете цели и метрики, которых хотите достичь с помощью разрабатываемого продукта.

Важно честно и объективно взглянуть на текущие бизнес-процессы и увидеть какие показатели на самом деле нуждаются в корректировке, а какие второстепенны.

Важно также грамотно расставить приоритеты в функционале продукта и его логике. Слишком перегруженный функционал или запутанная логика могут отвернуть сотрудников от нового продукта, что вызовет негативную реакцию.

Поэтому первый и один из важнейших советов – уделить больше времени и внимания первым обсуждениям с командой разработки. Будьте честны и открыты, а команда сделает всё возможное, чтобы преобразовать полученную информацию в максимально полезный продукт.

Самое важное – привлечение сотрудников!

Выше мы уже затронули тему персонала и его реакции на нововведения. И правда, кому как не сотрудникам придётся лицом к лицу столкнуться с новым программным обеспечением, поэтому следующий совет – привлекайте сотрудников ко всем этапам разработки.

Когда мы разрабатываем сайт-визитку или онлайн-магазин мы думаем в первую очередь об удобстве клиентов, в этом случае они являются целевой аудиторией продукта. Именно их потребности и боли закладываются в основу логики и функционала продукта.

В случае внедрения программы внутрь компании целевой аудиторией будут являться не клиенты, а сотрудники компании. Их комфорт и понимание работы нового ПО станут основным движком производительности ваших бизнес процессов.

Именно поэтому постарайтесь выделить группу сотрудников, которые будут высказывать личное мнение в процессе разработки продукта. Они, как никто другой, смогут представить как разрабатываемый продукт проявит себя в их деятельности и помогут достичь максимальной реалистичности.

Не торопитесь сворачивать устаревшие версии

Замена одного цифрового продукта другим — это сложный процесс, который требует тщательного планирования и постепенного перехода. Слишком быстрое сворачивание старого продукта может привести к ряду проблем, включая потерю пользователей, ухудшение клиентского опыта и финансовые убытки. Вот несколько ключевых причин, почему не стоит спешить с закрытием старого продукта при запуске нового:

1. Риск негативного восприятия

Не все сотрудники готовы мгновенно перейти на новый продукт. Некоторые могут предпочитать старый интерфейс, функции или даже привычки, которые сложились годами. Если старый продукт будет закрыт до того, как большинство пользователей освоятся с новым, это может вызвать недовольство и отток аудитории. Важно дать персоналу достаточно времени, чтобы привыкнуть к изменениям и оценить преимущества новой версии.

2. Недостаточная подготовка инфраструктуры

Новый продукт может потребовать значительных изменений в инфраструктуре компании: серверной части, поддержке, интеграции с другими системами. Если эти изменения не будут должным образом протестированы и подготовлены, внезапный переход может привести к сбоям, длительным простоям и ухудшению качества обслуживания клиентов.

3. Проблемы совместимости

Иногда новый продукт не поддерживает все функции или данные, которые были доступны в старом. Это может создать неудобства для сотрудников, особенно если они зависят от определенных функций или интеграций. Постепенный переход позволяет выявить такие проблемы и устранить их до полного отключения старой системы.

4. Финансовые риски

Быстрое сворачивание старого продукта может привести к финансовым потерям. Например, если клиенты подписаны на долгосрочные контракты или используют старые лицензии, их преждевременная отмена может повлечь штрафы или возврат платежей. Кроме того, расходы на поддержку двух продуктов одновременно могут оказаться меньше, чем затраты на устранение последствий резкого отказа от старого решения.

5. Непредвиденные технические сложности

Даже хорошо спланированный проект может столкнуться с непредвиденными техническими проблемами. Например, новая система может не справляться с нагрузкой, иметь ошибки в коде или не соответствовать ожиданиям пользователей. В таком случае наличие параллельной работы старой системы позволит смягчить последствия и избежать критичных сбоев.

И ещё парочка секретов качественного внедрения

• Составить подробный план внедрения с разделением на этапы. Желательно отдельно составить реестр рисков и планы по их минимизации.
• Собрать собственную техническую команду, способную сопровождать новый продукт внутри компании. Если таковой нет, то этот момент необходимо предусмотреть в соглашении с компанией, отвечающей за внедрение.
• Вовлечь топ-менеджеров и руководителей подразделений в проект. Они должны поддерживать внедрение, доносить своё видение до сотрудников.
• Подключить будущих пользователей к проекту на этапе сбора требований к новому ПО, их мнение важно учесть при выборе решения.
• Обеспечить всестороннее информационное сопровождение нового ПО: объяснить сотрудникам, зачем оно нужно, какие цели ставит компания, в чём польза программы для самих будущих пользователей.
• Важна обратная связь. Нужно поощрить сотрудников делиться опытом, высказывать мнение, вносить предложения и обсуждать новые идеи.

Разработка ПО от 66 Бит

Поздравляем всех бойцов, которые дошли до конца! Теперь ваш арсенал пополнился кучей секретов успешного внедрения и вам не страшны никакие риски. А если мы вдохновили вас на разработку собственного программного обеспечения, советуем обратиться в компанию 66 Бит. Наши опытные специалисты не только разработают эффективное программное обеспечение, но и проведут его качественное и бесшовное внедрение в ваши бизнес-процессы, потому что наша задача – поддержать вас на любом этапе. Подробнее читайте на нашем сайте!