Как выбрать программное обеспечение для бизнеса?

Любому бизнесу для роста и развития необходимо программное обеспечение. Правильно подобранное решение поможет наладить процессы в компании, сократит количество ошибок и повысит эффективность. В этой статье разберемся, на что обратить внимание при выборе программного обеспечения для автоматизации бизнеса.

ПО для ведения бизнеса – это набор программ и сервисов, которые помогают компании извлекать прибыль. ПО может включать разные типы информационных продуктов, в зависимости от задач конкретного бизнеса. Например, для одной компании важно автоматизировать работу с клиентами и документооборот, для других – наладить логистику и складской учет.

Бизнес создается, в первую очередь, для получения прибыли. Следовательно любой софт для бизнеса должен так или иначе способствовать увеличению доходов компании. В случае, когда программа никак не влияет на прибыль компании, ее нельзя будет отнести к категории ПО для решения бизнес-задач.

Каким образом можно повысить прибыль посредством программного обеспечения?

Увеличить оборот при неизменных затратах. Здесь речь пойдёт об автоматизации основных бизнес-процессов: различных CRM системах, а также программах ERP. В результате грамотного внедрения CRM, значительно увеличивается производительность отделов маркетинга и продаж, заявки и запросы от клиентов не теряются, а коммуникация с клиентами и продвижения товаров доведено до того, что менеджеру необходимо нажать пару кнопок. В итоге внедрения программного обеспечения для автоматизации бизнеса доходы компании растут при неизменных затратах.

Сократить расходы при сохранении оборота. Здесь самым ярким примером будут helpdesk системы, внедрение которых позволяет эффективнее работать с клиентами и партнерами, автоматизировать процессы оформления заявок, создания пакета документов и т.д. В результате создания ПО для бизнеса с тем же объемом работы, что и ранее успешно может справляться меньше количество сотрудников. И даже при увеличении объемов продаж дополнительные рабочие места создавать не придется.

Готовые решения или разработка с нуля?

Несомненно, в наше время существует огромный выбор софта для бизнес-процессов, основанный на готовых решениях. Они дешевле, а их приобретение занимает в разы меньше времени, чем разработка ПО с нуля. Однако существует ряд значительных недостатков:

• Платное лицензирование

В готовых решениях все новые функции и пользователи регулируются лицензиями, а их цена варьируется от “да легко” до “дешевле своё разработать!”

• Платные подписки

Большинство готового программного обеспечения для автоматизации бизнеса, помимо лицензий, регулируется платными подписками. Они могут быть ежемесячными или ежегодными, но в сумме, при долгом использовании, выходят дороже кастомной системы.

• Ограниченный функционал

Функционал готовых решений различается, однако никогда на 100% не совпадает с желаниями заказчика: либо куча лишнего функционала, либо недостаток важных функций. Чаще всего они позволяют внедрить свой функционал, однако о цене лицензий мы уже упоминали.

• Зависимость от поставщика

Если раньше подобная зависимость означала стабильную совместную работу, то в наше время она в любой момент может обернуться катастрофой по типу запрета на использование или снижения производительности.

• Низкая производительность

Вы никогда не угадаете какая производительность будет у готового ПО для управления бизнесом, насколько вас удовлетворит скорость и будет ли работа надёжной и стабильной или стоит ждать технических неполадок каждую неделю.

Несмотря на это, для малого бизнеса приобретение готового программного обеспечения вполне может стать спасительным кругом на первое время.

В то же время, для среднего и крупного бизнеса разработка ПО для ведения бизнеса с нуля открывает главное преимущество – индивидуальный функционал, учитывающий специфику и бизнес-процессы компании. Это неоценимое преимущество позволит оптимизировать расходы только на те функции, которые необходимы именно вам, узнать и внедрить новые технологии, а также масштабировать своё ПО по прошествии времени. В дополнение к уникальной системе вы получите права на продукт, независимость, бесплатное лицензирование и высокую производительность! Настало время разобраться какое ПО для решения бизнес-задач подойдёт именно вам и на что следует сделать акцент?

Ключевые моменты выбора ПО для вашего бизнеса

Перед тем, как заказывать софт для бизнеса, нужно подготовиться и изучить информацию. Для этого можно проделать следующие шаги:

1. Проанализировать потребности компании

Выделите процессы, которые можно улучшить, определите уязвимости и недочеты. Обозначьте основные функции, которые должно выполнять ПО для бизнес-процессов и какой результат хотите получить. Вот перечень самых распространенных задач, которые может решить программное обеспечение:

• Документооборот. Системы помогает регистрировать, хранить и обрабатывать рабочую документацию.
• Бухгалтерия. Программы позволяют отслеживать доходы и расходы, контролировать заработную плату и налоги.
• Управление персоналом. Софт для бизнес-процессов хранит документы сотрудников, учитывает отгулы и больничные, напоминает о предстоящем отпуске.
• Работа с клиентами. Приложения фиксируют и обрабатывают обращения, перенаправляют их специалистам или предоставляют автоматические ответы.
• Аналитика. Системы позволяют формировать отчеты и выявлять закономерности на основе данных, которые фиксируются автоматически.
• Логистика и складской учёт. Программы помогают точно отслеживать количество товара на филиалах и складах, даты отправки и поступления.

2. Оценить масштабируемость ПО

При внедрении ПО для бизнеса важно смотреть в будущее и выбирать такое решение, которое способно адаптироваться к изменениям в компании и расти вместе с вашими потребностями.

Есть ряд нюансов, которые могут затруднить работу при отсутствии нужного масштабирования. Например, особенности интерфейса. Если все задачи отображаются общим списком без фильтров, это может существенно отразиться на рабочих процессах крупных компаний. Или в том случае, если у ПО есть искусственные ограничения: система рассчитана на определенное количество пользователей, и этот лимит нельзя будет превысить. Чтобы этого избежать, убедитесь, что программное обеспечение для бизнес-процессов предоставляет возможности для расширения функционала и обработки больших объемов данных.

3. Проверить возможность интеграции с другими системами

Для эффективной работы система должна поддерживать ваше специализированное оборудование и быть совместима со сторонними приложениями для корректного обмена данных. Уточните, смогут ли разработчики помочь с установкой и настройкой ПО для управления бизнесом.

4. Изучить варианты технической поддержки

Чтобы быстро решать проблемы, которые могут возникнуть в ходе эксплуатации программного обеспечения для бизнес-процессов, необходимо заранее узнать, как осуществляется техническая поддержка у конкретного разработчика: будет ли прямая связь с подрядчиком и насколько оперативно будут обрабатываться запросы.

5. Обратить внимание на безопасность данных и настройки доступа

ПО для решения бизнес-задач должно иметь гибкую систему настройки доступа для разных сотрудников, исходя из зон ответственности и обязанностей. Также для бизнеса может быть важно, чтобы система поддерживала продвинутые протоколы шифрования, возможность удаленного администрирования и имела высокую степень безопасности хранения данных.

6. Выбрать версию ПО: облако или коробка

Существует два варианта поставки программного обеспечения: облачная (cloud) и коробочная (box). В первом случае данные будут храниться на сервере того, кто занимается разработкой программного обеспечения для бизнеса, а доступ к нему будет только при наличии интернета. Оплата такого ПО производится ежемесячно, относительно небольшими суммами. Обновления и обслуживание обычно входят в этот платёж.

В коробочной версии ПО для ведения бизнеса устанавливается непосредственно на компьютер, а покупка или аренда серверов и доработки продукта осуществляются клиентом самостоятельно. Этот вариант обычно выбирают те компании, которым важна повышенная конфиденциальность и возможность работать без интернета. Оплата такого ПО единоразовая – программа становится вашей навсегда.

7. Определиться с типом кода

От выбора этого критерия будет зависеть возможность настройки и доработки ПО для бизнес-процессов. Код программы может быть:

• Закрытым. В этом случае его может дорабатывать только разработчик и внести даже незначительные корректировки самостоятельно не получится.
• Открытым. Такие программы очень гибки в настройке и их можно полностью адаптировать под свой бизнес.
• Частично открытым. Компромиссный вариант, в котором небольшие изменения можно внести своими силами, но ключевые компоненты остаются неизменными.

8. Проверить наличие мобильной версии

Возможность работы на мобильных устройствах может быть важным фактором при выборе ПО для управления бизнесом, если для вашего бизнеса важно быстро выходить на связь и реагировать на изменения. Качественная мобильная версия софта значительно облегчит работу над срочными проектами.

9. Изучить отзывы

После определения необходимого для вас функционала, найдите обзоры и отзывы, которые относятся к вашей отрасли. Обратите внимание на повторяющуюся критику конкретных инструментов и особенности использования программного обеспечения для бизнес-процессов.

Выбор программного обеспечения – важный шаг для дальнейшего развития вашего бизнеса, поэтому к нему стоит тщательно подготовиться. Используйте эту инструкцию для формирования своих задач, а после переходите к этапу разработки ПО для бизнеса с выбранным подрядчиком.

Программное обеспечение от 66 Бит

Благодаря этой статье вы узнали, как выбрать ПО для ведения бизнеса и какими они бывают, теперь нельзя откладывать ни минуты! Специалисты из 66 Бит более 15-ти лет разрабатывают программное обеспечение для автоматизации бизнеса разного масштаба и специфики, скорее переходите на наш сайт и читайте подробнее!